No paper, Yes Party! La gestione dei documenti nell’era della distanza

Stiamo vivendo un momento storico davvero singolare. Che si chiami no-touch, che si chiami distanziamento sociale, il 2020 ci ha lanciato una sfida non facile: mantenere le distanze per garantire la sicurezza. In questa nuova e complessa visione molte aziende hanno visto stravolgere completamente la propria routine di lavoro, il rapporto con i propri clienti e la gestione dei processi interni. 

Tanti sono i momenti di un’azienda che richiedono una co-presenza fisica, sia che si parli di relazioni tra colleghi che con i propri clienti e fornitori, a cominciare dalla contrattualistica, che necessiterà di una presenza fisica per la compilazione e la firma del contratto, fino ai processi di approvazione interna di un progetto o di un task.  

Ma come possono le aziende azzerare questa distanza obbligata che nuoce gravemente al business quotidiano? Non è proprio nata ora, ma la digitalizzazione dei documenti, compresi i moduli online e la firma digitale, è oggi un aiuto concreto per riprendere il proprio lavoro in maniera performate, garantendo anche una gestione documentale più economica, veloce ed efficiente.  

In che ambiti puoi applicare la digitalizzazione dei documenti nella tua azienda?  

Per rispondere a questa domanda ti proponiamo una suddivisione in tre specifici ambiti aziendali in cui la digitalizzazione dei documenti può essere applicata per fare la differenza. 

  • Iscrizione digitale 
  • Comunicazioni con i clienti 
  • Flussi di lavoro 

Iscrizione digitale 

Indipendentemente dalla situazione straordinaria che ci troviamo a vivere, i tuoi clienti si muovono in un mondo digitale fatto di concorrenza spietata, in cui vince chi riesce a garantire un’esperienza online semplice ed esauriente.  È importante quindi offrire ai tuoi clienti un’esperienza digitale positiva soddisfacendo e, perché no, superando le loro aspettative digitali grazie, ad esempio, a moduli dinamici e pratici da compilare su qualsiasi dispositivo o canale , online ed offline, subito o in un secondo momento. Non meno importante è il tema della privacy, che un’azienda deve essere in grado di garantire conservando e gestendo i documenti e i dati dei propri clienti, fornitori ed impiegati. Le soluzioni professionali di digitalizzazione dei documenti garantiscono la conformità alle normative vigenti in termini di privacy, riducendo la possibilità di una disastrosa perdita di dati. 

  • Comunicazioni con i clienti 

Se sei in grado di comunicare con i tuoi clienti al momento giusto il messaggio giusto riuscirai sicuramente a fidelizzare gli utenti già registrati ed otterrai nuovi ed interessanti lead. È importante comunicare correttamente con i propri clienti, soprattutto in un momento dove la comunicazione è lo strumento perfetto per superare le distanze. Avviare un processo di digitalizzazione dei documenti vuol dire quindi poter comunicare con i propri clienti in modo pertinente e sempre aggiornato. Ovviamente non deve mancare la possibilità di personalizzare i propri moduli online e la possibilità di integrare i dati per aumentare il livello di personalizzazione. Uno strumento professionale di digitalizzazione dei documenti deve saper anche tradurre i contenuti in diverse lingue o persino trasformare automaticamente i moduli pdf i moduli mobile responsive digitali.  

  • Flussi di lavoro 

Ancor prima del distanziamento sociale molte realtà aziendali hanno introdotto nei propri uffici una politica Paper free, eliminando l’uso di carta e penna e promuovendo la digitalizzazione dei processi interni ed esterni. La digitalizzazione dei documenti può essere sfruttata anche per tale scopo, consentendo di inviare digitalmente le richieste di iscrizione, seguire i processi di approvazione, raccogliere firme sicure, legali e affidabili e distribuire e archiviare i documenti nel tuo sistema di gestione dei contenuti. 

Da dove partire per implementare questa strategia? 

Due sono le considerazioni da fare: 

  • Individuare la soluzione più adatta alla tua realtà aziendale, 
  • Trovare un team di sviluppo e supporto al progetto che sia realmente competente. 

La scelta della soluzione perfetta dipende da molti fattori come la grandezza dell’azienda, la mole di dati gestiti e il settore di mercato in cui si opera. Ma una soluzione di digitalizzazione dei documenti in grado di modellarsi e rispondere alle necessità aziendali di diverse realtà esiste e si chiama Adobe Experience Manager Forms. 

La solidità di Adobe e le funzionalità della suite Experience Manager rendono Forms un prodotto altamente customizzabile, resiliente e in grado di integrarsi perfettamente con i tuoi canali web e con gli applicativi aziendali di marketing ed analisi dati.  

Adobe Experience Manager Forms risponde a tutti e tre gli ambiti di azione che abbiamo raccontato prima, diventando il nuovo facilitatore che serviva al tuo business. 

Noi di Adiacent sappiamo bene che un progetto così ampio e impegnativo ha bisogno del supporto di un team altamente competente, che conosca la soluzione e che sappia individuare le necessità del cliente per riportarle dalla carta al codice.  La nostra Business Unit dedicata ai progetti Adobe vanta il 100% del personale certificato e una decennale esperienza in progetti complessi per medie, grandi imprese e PA. 

Che si tratti di relazioni esterne o di processi interni, la tua azienda ha oggi un’importante responsabilità verso tutti i propri stakeholder. Infatti l’attenzione alle nuove esigenze imposte dalla situazione straordinaria che stiamo vivendo è una responsabilità  a cui non possiamo sottrarci. Un’azienda che si dimostra attenta alle nuove esigenze saprà distinguersi dai competitors per l’attenzione e la cura del benessere dei propri clienti e dipendenti. 

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Giorgio Fochi

Delivery Manager